Anda belum tahu bagaimana cara menggunakan Zoom di Laptop maupun di HP? Jika, ia ulasan berikut ini akan memandu Anda.

Dengan diberlakukannya WFH dan sistem kerja jarak jauh selama pandemi COVID-19 ini , alat konferensi video seperti Zoom menjadi sangat populer.

Namun, jika Anda belum pernah menggunakan Zoom sebelumnya, memahami apalagi menggunakannya bisa menjadi hal sulit untuk Anda!

Artikel ini adalah panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda memulai Zoom dengan cepat. Artikel ini akan membahas fitur utama dari Zoom untuk membantu Anda menggunakan Zoom sebagai perangkat video conference Anda.

Apa Itu Zoom?

Zoom adalah aplikasi yang digunakan untuk konferensi video yang berbasis cloud. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk mengadakan rapat virtual one by one atau secara bersamaan dengan mudah. Dengan fitur audio, video, dan kolaborasi yang kuat, alat komunikasi jarak jauh ini menghubungkan anggota, teman atau rekan kerja dari jarak jauh.

Fitur Utama Zoom

Ada beberapa fitur utama yang dapat Anda gunakan di aplikasi ini. Apa saja? Berikut adalah fitur utama Zoom Video Conference:

  • Obrolan dan konferensi video dalam versi HD
  • Konferensi audio menggunakan VoIP (Voice over Internet Protocol)
  • Pesan Singkat
  • Latar belakang virtual untuk panggilan video
  • Screen Sharing dan whiteboard kolaboratif
  • Hosting webinar video

Cara Menggunakan Rapat Zoom (Panduan Langkah demi Langkah)

Zoom sangat memudahkan siapa pun untuk menyiapkan dan melakukan rapat virtual – tetapi jika Anda belum pernah menggunakan sebelumnya, aplikasi ini bisa cukup membingungkan bagi Anda.

Sebagai upaya untuk membantu Anda, berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menggunakan Zoom Meetings dengan cara yang benar.

Bagaimana Memulai Dengan Zoom

Berikut ini akan dijelaskan cara daftar zoom di Hp maupun di laptop. Ikuti langkahnya dan baca secara detail, agar tidak salah langkah.

1. Untuk Desktop

Langkah 1: Untuk memulai Zoom, buka situs web zoom.us, dan klik tombol “DAFTAR” yang ada di pojok kanan atas layar.

cara menggunakan zoom

Langkah 2: Anda memiliki tiga opsi untuk membuat akun Zoom. Pada langkah kedua ini Anda dapat mendaftar ke Zoom dengan dua cara, yaitu:

  • Buat akun baru menggunakan alamat email Anda.
  • Atau Anda bisa daftar dengan menggunakan SSO (Single Sign-On) yakni daftar dengan akun Facebook atau akun Google Anda.

Jika Anda menggunakan Zoom untuk tujuan kerja, sebaiknya daftar menggunakan alamat email kantor Anda.

Langkah 3: Setelah memilih salah satu cara di atas, Anda akan diarahkan ke halaman untuk mengisi tanggal lahir Anda (isilah dengan benar).

Langkah 4: Anda akan diarahkan ke halaman lain, perhatikan tombol berwarna biru “Create Account”, kemudian pilih. Jika berhasil Anda akan diarahkan ke halaman berikut:

Langkah 5: Unduh aplikasi desktop / klien Zoom dari situs web Zoom untuk akses mudah.

2. Untuk Smartphone

Adapun bila Anda pengguna Smartphone, berikut adalah cara daftar zoom di HP. Perhatikan langkahnya baik-baik!

Langkah 1: Download/Unduh aplikasi Zoom di iOS (bagi pengguna Iphone) atau di Android di App Store/Play Store.

Langkah 2: Daftar atau masuk ke Zoom dengan mengikuti petunjuk di layar yang mirip dengan proses desktop.

Cara Mengatur Rapat Zoom

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menyiapkan rapat Zoom dengan mudah. Panduan ini hanya berlaku bagi yang ingin membuat rapat saja. Bagi Anda yang ingin mengikuti konferensi langsung ke tutorial di bawah!

Untuk Desktop

1. Memulai Pertemuan Zoom

Langkah 1: Masuk ke akun Zoom Anda.

Langkah 2: Arahkan kursor ke atas tombol “MY ACCOUNT” di pojok kanan atas layar.

Langkah 3: Carilah menu di sisi kanan. Ada tiga pilihan di sana yakni: Schedule Meeting, Join Meeting dan Host a Meeting. Pilih menu Host A Meeting.

 

Langkah 4: Situs web akan mengarahkan Anda ke aplikasi Zoom dan memulai rapat. Di sini, Anda dapat mengedit pengaturan rapat atau menyalin “URL Undangan” yang Anda kirim ke para peserta.

cara menggunakan zoom

2. Menambahkan Peserta

Langkah 1: Memulai rapat baru di aplikasi desktop Zoom.

Langkah 2: Di new meeting screen rapat, klik tombol “Undang” pada toolbar di bagian bawah.

Langkah 3: Di sini, Zoom akan memberi Anda opsi untuk Salin URL atau Salin Undangan. Anda dapat mengirimkannya ke peserta melalui teks, email atau pesan instan.

Langkah 4: Anda juga dapat langsung mengirim email detail rapat melalui klien email pilihan Anda melalui aplikasi Zoom itu sendiri.

3. Cara Bergabung Zoom Meeting Via Laptop

Untuk yang menggunakan perangkat laptop cara bergabung dengan Zoom via laptop cara menggunakan Zoom di Laptop sama dengan cara bergabung via Smartphone. Untuk detailnya silahkan lihat panduan di bawah!

Untuk Perangkat Smartphone

1. Memulai Pertemuan Zoom

cara menggunakan zoom

Langkah 1: Buka aplikasi seluler Zoom dan masuk ke akun Anda.

Langkah 2: Pilih ikon yang berwarna orange, kemudian ketuk “New Meeting” di layar Smartphone Anda.

Langkah 3: Edit pengaturan rapat sesuai dengan selera dan ketentuan Anda, seperti menonaktifkan fitur audio dan video untuk peserta, kewajiban menggunakan ID dan lainnya.

Setelah Anda selesai, ketuk tombol biru “Mulai Rapat”.

Cara Bergabung dengan Zoom Meeting

Berikut ini adalah cara menggunakan zoom di laptop atau di Hp bagi Anda yang ingin mengikuti konferensi, seperti konferensi yang diadakan kampus, organisasi tertentu dan lain sebagainya. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk bergabung dengan rapat Zoom dengan cepat:

Catatan: Langkah yang sama berlaku untuk desktop dan ponsel Anda.

1. Bergabung Menggunakan Tautan Rapat

cara menggunakan zoom

Jika Anda memiliki link rapat, cukup klik atau tempelkan ke browser web Anda untuk bergabung dengan rapat.

2. Bergabung Menggunakan ID Rapat

cara menggunakan zoom

Langkah 1: Buka aplikasi Zoom dan klik ikon “Join”.

Langkah 2: Salin ID Rapat di kotak yang tersedia, tambahkan nama tampilan Anda untuk rapat dan klik tombol “Join”.

cara menggunakan zoomBagaimana Menjadwalkan Konferensi Zoom

Dengan jadwal yang padat, Anda dapat dengan mudah melupakan janji atau pertemuan yang akan datang. Anda tidak perlu khawatir, sebab Zoom menyediakan fitur yang dapat Anda gunakan untuk menjadwalkan rapat.

Anda dapat menjadwalkan pertemuan dengan mengatur:

  • Tanggal dan waktunya
  • ID Rapat
  • Apakah itu membutuhkan kata sandi untuk bergabung atau tidak
  • Dan banyak lagi!

Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menjadwalkan rapat di Zoom dengan mudah:

Untuk Desktop

Langkah 1: Carilah ikon berwarna biru bertuliskan “Schedule Meeting”, bentuknya seperti kalender.

Langkah 2: Masukkan detail rapat di jendela pop-up Jadwal Rapat yang muncul.

Anda dapat mengatur tanggal dan waktu, privasi dan pengaturan aksesnya. Anda juga dapat memilih aplikasi kalender apa yang ingin Anda gunakan (antara Google Calendar ,iCal, atau lainnya) untuk membuat jadwal dan mengingatkan Anda saat waktunya rapat tiba.

Tip Cepat: Menetapkan kata sandi rapat dapat membantu menghindari Zoombombing, yang terjadi ketika seseorang yang belum diundang ke rapat bergabung dan mengganggu rapat tersebut.

Langkah 3: Setelah Anda menyesuaikan preferensi, klik tombol “Jadwal” di kanan bawah layar.

2. Untuk Seluler

Langkah 1: Buka aplikasi Zoom.

Langkah 2: Buka beranda Meet & Chat dan klik tombol “Jadwal”.

Langkah 3: Masukkan nama rapat, tanggal dan waktu, lalu klik “Selesai”.

Langkah 4: Untuk menambahkan acara di kalender, Zoom secara otomatis akan memandu Anda atau membuka formulir lain. Dalam langkah ini, Anda harus memasukkan detail seperti nama peserta dan setel notifikasi ke acara kalender Anda, lalu ketuk “Selesai”.

Cara Merekam Rapat Zoom

Merekam rapat memungkinkan Anda dengan mudah menggunakannya sebagai referensi untuk mendokumentasikan semua yang didiskusikan. Ini terutama penting untuk tim jarak jauh yang menggunakan konferensi video Zoom sebagai mode komunikasi utama mereka.

Selain digunakan untuk conference, Zoom juga dapat Anda gunakan merekam konferensi dengan mudah dan kemudian menyimpannya ke perangkat komputer milik Anda atau menyimpan di cloud Zoom. Dengan menyimpannya ke cloud Zoom, selain tidak membebani perangkat, rekan Anda juga dapat mengaksesnya dengan mudah di berbagai platform.

Berikut cara merekam rapat Zoom:

Untuk Desktop

Langkah 1: Memulai rapat.

Langkah 2: Di toolbar Zoom, klik ikon “Rekam”.

Langkah 3: Pilih menu antara “Merekam di Komputer ini” atau menu “Merekam ke Cloud”

Langkah 4: Klik “Pause / Stop Recording” untuk berhenti merekam rapat. Atau Anda langsung menghentikan conference, maka recording juga akan otomatis berhenti.

Langkah 5: Setelah Anda mengakhiri rapat, Zoom mengkonversi rekaman ke format MP4 dan menyimpannya di lokasi pilihan Anda. Anda sekarang dapat dengan mudah mengakses sesi rekaman Anda kapan saja Anda mau!

Untuk Seluler

Di perangkat seluler, Zoom memungkinkan Anda menyimpan rekaman rapat hanya ke Zoom Cloud. Berikut ini cara merekam

Zoom Meeting dari ponsel Anda:

Langkah 1: Selama rapat, ketuk opsi “Lainnya” di bagian alat.

Langkah 2: Pilih fitur yang bertuliskan “Rekam ke Cloud (Anda tidak bisa merekam di Ponsel)” untuk mulai merekam.

Langkah 3: Anda dapat menjeda atau menghentikan perekaman dengan mengklik tombol “Lainnya”.

Langkah 4: Setelah konferensi selesai, Anda dapat mencari rekaman Anda di fitur “Rekaman Saya”. Untuk mengaksesnya Anda perlu masuk ke akun melalui web.

Jika masih ragu dengan tutorial ini, silahkan lihat Cara Membuat Video Pembelajaran di Zoom Cloud Meeting Gratis Tanpa Conference

3 Fitur Tambahan Zoom (dan cara menggunakannya secara efektif)

Sekarang Anda tahu cara menggunakan Zoom Meetings.

Tetapi karena ada begitu banyak fitur, masih bisa sedikit berlebihan!

Berikut adalah tampilan mendetail pada tiga fitur Zoom tambahan dan cara menggunakannya secara efektif.

Berbagi Layar

Zoom memungkinkan Anda berbagi layar dengan peserta rapat lainnya dengan mudah. Adapun fiturnya antara lain:

  • Selenggarakan presentasi dan lokakarya virtual.
  • Jelaskan proses secara detail.
  • Tinjau dokumen kerja dan proyek bersama dengan tim Anda.
  • Untuk membagikan layar Anda, cukup klik ikon “Bagikan Layar” di toolbar.

Ini memungkinkan Anda berbagi:

  • Aplikasi atau jendela tertentu.
  • Papan tulis.
  • Layar Apple iPhone / iPad (jika perangkat Anda mendukung ini).

Jika Anda menginginkan lebih banyak opsi berbagi layar, klik pada tab “Lanjutan” di bagian atas layar Anda. Di sini, Anda dapat memilih untuk berbagi:

  • Sebagian dari layar Anda atau seluruh layar.
  • Hanya suara komputer Anda atau mikrofon Anda juga.
  • Konten dari kamera kedua atau konten hanya dari layar Anda.

Zoom Phone

Zoom Phone menggunakan Voice over Internet Protocol (VoIP) untuk membantu Anda melakukan panggilan Zoom melalui cloud. Ini serupa dengan panggilan dari nomor telepon, kecuali bahwa panggilan di hosting melalui internet.

Zoom Phone hadir dengan banyak fitur tambahan untuk membuat pengalaman menelepon Anda mulus, termasuk:

  • Integrasi dengan CRM seperti Salesforce.
  • Konferensi panggilan dan delegasi.
  • Rekaman panggilan dan fitur pesan suara.

Namun, Zoom Phone tidak tersedia dengan paket harga standar. Sebaliknya, Anda harus membayarnya secara terpisah. Harga mulai dari $ 10 / pengguna per bulan dan mengharuskan Anda memiliki setidaknya satu host berlisensi berbayar.

Zoom Room

Zoom Room pada dasarnya adalah ruang konferensi virtual di mana hanya anggota tertentu yang memiliki akses.

Anda dapat menggunakan ruangan ini untuk berbagai keperluan seperti:

  • Konferensi video
  • Konferensi audio
  • Berbagi layar

Zoom Rooms menawarkan berbagai fitur, seperti:

  • Berbagi dan konferensi dengan satu sentuhan.
  • Gunakan hingga 12 papan tulis sekaligus.
  • Papan tanda / tampilan digital di sekitar kantor.

Ini biasanya membutuhkan perangkat keras tambahan (beberapa webcam, konektor, monitor, dll.) Serta pertimbangan desain ruang konferensi. Seperti Telepon Zoom, Ruangan Zoom tidak tersedia dalam paket harga standar tetapi harus dibeli sebagai tambahan dengan $ 49 / kamar per bulan.

3 Tips Tambahan Untuk Konferensi Video yang Efektif

Sebagian besar tim di kantor mungkin tidak terbiasa dengan konferensi video dan mengatasi tantangan tambahan yang ditimbulkannya.

Untuk membuat pengalaman Anda lebih nyaman, berikut tiga tip yang dapat membantu anggota tim melakukan rapat dan panggilan Zoom tanpa hambatan:

Tip # 1: Selalu Bisukan Mikrofon Anda Kecuali Berbicara

Pastikan untuk membisukan mikrofon Anda saat Anda tidak sedang berbicara.

Ini menghilangkan kebisingan latar belakang atau gangguan pada audio. Untuk menonaktifkan mikrofon Anda, gunakan tombol mikrofon di kiri bawah toolbar Zoom yang muncul di layar rapat.

Alternatifnya, Anda dapat mengatur preferensi rapat Zoom untuk membisukan mikrofon Anda di awal setiap rapat secara otomatis.

Untuk menyuarakan diri Anda sendiri, gunakan tombol mikrofon atau tahan bilah spasi selama Anda berbicara. Aturan dasar ini memungkinkan pertemuan atau percakapan kelompok berjalan lancar!

Untuk menghilangkan kebisingan latar belakang yang lebih efisien, gunakan alat peredam bising seperti Krisp untuk meningkatkan kualitas audio Anda ke tingkat berikutnya.

Tip # 2: Beritahu Peserta Sebelum Merekam Rapat

Sebelum Anda merekam konferensi audio atau video, pastikan bahwa semua peserta rapat:

Sadarilah bahwa mereka sedang direkam.

Telah mengizinkan Anda untuk merekamnya.

Anda bahkan dapat mengambil izin ini secara tertulis atau mencatatnya di awal rapat.

Mengapa? Hal ini tidak hanya mempertahankan kesopanan umum, tetapi mungkin diperlukan oleh undang-undang dan peraturan persetujuan di banyak perusahaan dan wilayah.

Tip # 3: Pastikan Semuanya Bekerja dengan Benar Sebelum Memulai Rapat

Sangat umum konferensi video ditunda atau terputus karena hambatan teknis.

Untuk memastikan bahwa ini tidak terjadi, hidupkan perangkat Anda dan periksa apakah Zoom berfungsi dengan benar setidaknya 10-15 menit sebelum setiap rapat. Dan jika ada yang tidak beres, beri tahu penyelenggara rapat Anda paling awal (jika Anda adalah tuan rumah – beri tahu peserta tentang hal yang sama).

Saat melakukan pemeriksaan sebelum setiap rapat mungkin terasa melelahkan, jauh lebih baik daripada merasa malu atau kesal ketika terjadi kesalahan selama rapat Zoom Anda!

Kesimpulan

Sebagian besar orang telah berjuang untuk dapat berkomunikasi secara efektif selama karantina virus Corona. Namun, menggunakan alat konferensi video yang tepat seperti Zoom dapat membantu Anda menjembatani beberapa kelemahan saat harus berkomunikasi jarak jauh.

Dan jika Zoom bukan alat yang tepat untuk Anda, Anda juga dapat melihat alat konferensi video lainnya, seperti Google Meet (sebelumnya disebut Hangouts) dan Microsoft Skype atau Teams.

Demikianlah cara menggunakan Zoom panduan lengkap dan langkah-langkahnya. Cukup ikuti petunjuk dalam panduan Zoom ini dan Anda siap untuk mengadakan video call sendiri untuk mendiskusikan pekerjaan dan terlibat dalam aktivitas membangun tim virtual!